• איציק מג'אר

10 טיפים שיהפכו את העבודה במייל ליעילה הרבה יותר

עודכן: 6 באוק׳ 2021

אימייל

בעברית: דואר אלקטרוני. השם של הכלי מטעה מהסיבה הפשוטה שהמייל שלנו הוא ממזמן לא רק אמצעי לשליחת הודעות אלא כלי עבודה שימושי ואפקטיבי. אבל, בדיוק כמו חומר להסרת שיער, אם משתמשים בו לא נכון עלולים להיות מאוד מבואסים מהתוצאות.


המייל הוא כלי עזר להשגת מטרות. הוא אמצעי תקשורת מרכזי, יכול לעזור בניהול משימות, אירועים, תזכורות ושלל שימושים. יעד בפני עצמו - הוא לא. חשוב לזכור את זה.

הזמן הוא המשאב הכי חשוב שיש. ברגע שפותחים את המייל, צריכים להיות מודעים לכך שיתכן מאוד שעוד רגע נהיה חשופים להמון מידע שעלול לפגוע בפרודקטיביות שלנו, כלומר להסיח את הדעת ממה שבאמת חשוב וממה שבאמת צריך עכשיו לעשות.

אם אתם לא סגורים על מה חשוב? יש על זה פוסט שלם כאן


והנה הטיפים:

1. קבעו פגישות עם המייל. יש לכם את היכולת לבחור מתי אתם פנויים לקבל מידע חדש.

תהיו פרואקטיבים, לא ראקטיבים. תחליטו במודע מתי זה זמן טוב לעבוד על מיילים, שריינו את הזמן הזה (+ זמן ביטחון, כי תמיד נצטרך יותר) ותתייחסו לעבודה על מייל בדיוק כמו לכל משימה אחרת.

לא "לעבור על כמה מיילים על הדרך", לא "לנקות מיילים" זה לא לכלוך.

מייל זו עבודה - היא צריכה להיות מסודרת ותחומה בזמן.

אם לפתוח מייל זה האוטומט שלכם על הבוקר, קפצו לסעיף 9 ואז תחזרו לפה.


2. יש לכם המון מיילים? זה לא הופך אתכם לעסוקים, עמוסים או חשובים. זה הופך אתכם לאנשים עם המון מיילים. אין מה להתגאות בזה


3. התראות: Kill Them All

תכבו, תשביתו, תשמידו, לא משנה מה. שלא יהיו ההתראות. ויפה שעה אחת קודם.

את כולן! את הצליל של מייל חדש, את הסימן הקטנצ'יק של מעטפה על האייקון של האאוטלוק, והכי חשוב: את ההתראה הקופצת הנוראית הזו כל פעם שנכנס מייל. אני בטוח שכל אחד יכול לחשוב על איזה רגע בחיים, שהיה איפשהו בין מביך למשפיל בו קפצה התראה על מייל חדש מול מישהו שלא היה צריך לראות אותה. מוכר לכם? לא כיף נכון? במקרים קשים פחות ההתראה הזאת רק חותכת את חוט המחשבה. הפופ-אפ הזה הוא שטן קטן, ביקור קטן בהגדרות של המייל ו-הופ, אין יותר.


4. עובדים על קבצים במחשב? תשאירו רק חלונות רלוונטיים לעבודה פתוחים.

גם אם אתם ממושמעים כמו קומוניסטים, האייקונים האלה של הדפדפן והמייל שמבצבצים שם למטה יותר חזקים מכם. פשוט לסגור אותם, להתמקד בעבודה הרלוונטית ולא תתפתו "רק להציץ רגע". אגב, עניין כיבוי ההתראות תופס גם לגבי התראות ורעשים מיותרים מהטלפון. מומלץ להשתיק גם אותם.

5. חייבים לעבוד עם מיילים? בחרו "work offline"

תשלחו, תענו תמיינו ותעשו כל מה שצריך. בסוף תחזירו ל-"work online" ותנו למייל להסתנכרן. ככה הרווחתם עבודה שקטה בלי מיילים שנדחפים לאינבוקס ומסיחים מהעבודה העיקרית.


6. תיבת דואר נכנס היא לא תיקיית איחסון.

תחשבו על תיבת דואר נכנס כאל חדר מיון, אף אחד לא צריך להישאר שם. משם המיילים צריכים במהרה לעבור לטיפול במחלקה אחרת, הביתה או לחדר מתים. באינבוקס הם לא צריכים להמתין.

אלו האפשרויות שמייל באינבוקס צריך לעבור:

א. להימחק.

אם זה מיילים אוטומטיים שלא ממש חשובים, תסירו את עצמכם מרשימת התפוצה. אם הם לפעמים חשובים, תגדירו חוק שמעביר אותם אוטומטית לתיקיה רלוונטית וכשבא לכם לראות ספאם, תיכנסו אליה. לא לשכוח - תהיו פרואקטיבים. אל תתנו להם לבקר באינבוקס.

עבדתי פעם עם חבר שהמדיניות שלו היתה כל בוקר למחוק את כל האינבוקס בלי להביט. "אם זה חשוב, ישלחו לי שוב..." אני פחות מתחבר לאסכולה, אבל הרעיון משעשע.

ב. לענות מיד ולמחוק.

אם נדרשת ממכם תגובה למייל והעבודה עליה לוקחת רק מספר דקות, תגיבו מיד ותמחקו. כמובן שלא חייבים למחוק, אפשר גם לתייק בתיקיות רלוונטיות כדי שיהיה קל למצוא תכתובות בהמשך.

ג. לסמן כמשימה

יש מיליון שיטות ואפליקציות לניהול משימות. מכתיבה במחברת דרך פתקים דביקים עד תוכנות מגניבות. כשמייל מכיל בקשה לביצוע משימה שאינה קצרה, העבירו אותו לתיקית "ממתין לביצוע" או "ממתין לתשובה" והפכו את המייל למשימה. איך מנהלים משימות? זה כבר עניין אחר לפוסט אחר (אני זמין בטלפון אם ביצוע משימות זה אתגר עבורכם).

ד. שאלו: "האם אני חייב/ת לבצע את זה או האם זה באמת חייב להתבצע?"

זכרו שהזמן הוא המשאב הכי חשוב. לפעמים טלפון קצר לשולח המייל יכול לפתור את הבעיה ולחסוך לכם הרבה זמן. מנהלים אנשים? אולי מישהו מהצוות יותר מתאים למשימה.


7. לסמן מייל כ"לא נקרא" זה כמו להוציא פחית קולה ממכונה אחרי שהיא כבר בלעה לך 5 שקלים.

אל תבזבזו פעמיים על אותו דבר. אם קראתם מייל ובמועד אחר קראתם אותו שוב (וחוזר חלילה) ודחיתם את ביצוע התגובה, אל תתלוננו שאין לכם זמן לראות סרטונים של בולדוגים. קוראים לזה "נגעת נסעת" - כל מייל חייב אחת מהתגובות בסעיף 6. על כל קריאה חוזרת של אותו מייל, הכפלתם את חוסר היעילות שלכם.


8. מיילים שאתם מכותבים אליהם (כלומר CC) - לחוקק נגדם חוק

אם אתם מנהלים, אז בטח עובדים שלכם מוסיפים אתכם ל-CC, שתראו שהם עובדים. לפעמים אנשים סתם מוסיפים אנשים ל-CC, שיהיה. ולפעמים באמת צריך לדעת על דברים. בכל המקרים אתם רק מכותבים, מייל ב-CC לא מניע לפעולה, הוא רק לידיעה. לכן פתחו תיקייה יעודית והגדירו חוק ששולח לשם את כל המיילים שאליהם אתם לא נמענים ראשיים. פעם בשבוע, תציצו בתיקייה לראות שלא פספסתם משהו חשוב.

*אנקדוטה:

פירוש המושג CC הוא Carbon Copy, בתרגום חופשי: העתק פחמני. זוכרים את נייר הקופי שהיה פעם? הכחול המלכלך הזה שהיינו שמים בין דפים כדי לזייף חתימה של אבא על תעודות לא טובות? אז פעם היו כותבים מכתבים עם עט או מכונת כתיבה, וכדי לחסוך זמן היו שמים נייר קופי ומייצרים שני עותקים. על הניר המועתק היו רושמים CC, כלומר "העתק". היו יעילים פעם.


9. לא על הבוקר! לא לקרוא מיילים דבר ראשון בבוקר.

הרעיון המרכזי הוא לבחור (פרואקטיביות זוכרים?) איך היום מתחיל ולא לתת לאג'נדות (או שקרים אם אתם בעניין של רשתות חברתיות) של אחרים להיכנס לכם לראש בבוקר, זה משבש את המערכת.

בטח לא ישר כשמתעוררים ומומלץ גם לא בתור הדבר הראשון כשמגיעים לעבודה. מה כן? לשתות קפה, לארגן ילדים, לשמוע מוסיקה. אם אתם בקטע של סופר-פרודקטיביות אז גם ספורט, מדיטציה ולרשום מה אתם מתכננים לעשות היום. הנושא הזה נטחן מכל כיוון ויש המון ספרים, בלוגים וסרטונים על איך להתחיל את הבוקר נכון יהפוך אתכם לאלילי הצלחה.


10. אוטומציה

אישית אני מאוד מחבב אוטומציות. כל המהפכה הרביעית הזו והרובוטים החמודים שמשתלטים על העולם ממש עוזרים לפנות המון זמן כדי להסתכל על סרטונים ביוטיוב.

בהקשר של אימייל, הוא יכול להיות מכונת יעילות. לכל אופי עבודה יש פתרון באפליקציה מגניבה או פיצ'ר מובנה. למשל, טמפלייטים למיילים קבועים, הפיכת מיילים למשימות, סינונים ומיונים אוטומטיים, תזכורות ומעקב אחרי משימות. בגדול, חוץ מאפליקציה שעונה על מיילים לבד, יש המון אוטומציות סופר שימושיות. כמה דקות בגוגל או לזרוק שאלה ברשת חברתית ואתם מסודרים.

זהו. לכו לנקות מיילים, שלא יהיה מלוכלך.

מרגישים שמשהו מדבר אליכם ורוצים לדעת עוד?

רוצים סדנא ממוקדת על איך להפוך את המייל שלכם לכלי-על?

לא בטוחים אם בכלל אתם רושמים את המיילים שלכם באופן שמקדם אתכם?

הארגון שלכם צריך זריקת חיזוק לפרודקטיביות באופן כללי?

קל למצוא אותי.


תמשיכו להיות מקצוענים, מגניבים ובריאים. נתראה בקרוב