"אין לי זמן להכניס סיכה..."
מוכר? הנה טריק שישחרר לכם המון זמן בעתיד.
אחת הסיבות לחוסר בזמן היא עומס.
אחת הסיבות לעומס היא יותר משימות מהזמן הפנוי לבצע אותן
אחת הסיבות לריבוי משימות היא העובדה שאנחנו מאפשרים להרבה משימות להיכנס.
חלק מהדברים שאנחנו עושים ומשקיעים בהם זמן, הם בקשות מאנשים אחרים.
רובנו חיים בסביבה של "כאן ועכשיו".
כלומר האנשים שמבקשים מאיתנו דברים, רוצים אותם עכשיו או באופן ספציפי.
לא לכולם יש סבלנות ולא כולם זוכרים מה הם רוצים רגע אחרי שביקשו.
איך מורידים עומס?
מנצלים לטובתנו את תרבות ה"כאן ועכשיו" ומייצרים מסגרות עבודה שיגרמו לצד השני טיפה להתאמץ.
איך משתמשים בשיטה?
1. מזהים את הבקשה (זה אומר לנשום רגע ולהבין שיש פה משהו שצריך להשקיע בו זמן)
2. מציינים למבקש שאתם מעוניינים לעזור ולבצע את הבקשה
3. מסבירים מה הצד השני צריך לעשות כדי לוודא שזה יקרה
דוגמא:
- בסוף הרצאה, מישהו מגיע ומבקש ממני לשלוח לו את המצגת (1. בקשה).
- אני אומר: "אני שמח שהחומר מעניין אותך, אני אשלח לך את המצגת + תכנים נוספים שיעזרו לך" (2. ציון השירות והערך שיקבל).
- אני מוסיף: "חשוב לי שתקבל את המצגת, שלח לי על זה מייל כדי שבודאות תקבל את החומרים (3. שיטת העבודה הרצויה)
דוגמא נוספת:
- פגשתם מישהו בפינת קפה בעבודה ומדברים על פרויקטים שאתם עובדים עליהם. פתאום הוא אומר "יש את המשימה הזו שצריך לסיים" (1. בקשה).
שימו לב לטריגר - המילה "צריך".
המילה הזו אומרת שכדאי להפעיל את הטריק
- אתם עונים: "אין בעיה, אשמח לעזור עם זה" (2. ציון שאתם רוצים לעזור)
- מוסיפים: "שלח לנו זימון לחצי שעה עם מה שצריך לקרות ומה אני צריך להכין לפגישה" (3. הסבר על שיטת העבודה הרצויה)
הטכניקה הזו:
מייצרת סדר
מבססת אתכם כמקצוענים
מעודדת פרואקטיביות אצל המבקש
מעלה רמת שירות
הטכניקה דורשת מאיתנו:
לקחת אחריות על הזמן שלנו
להציב לעצמנו גבולות
להתמודד עם קצת "לא נעים לי"
תוצאות צפויות:
1. חלק גדול מהמשימות פשוט לא יהיו רלוונטיות רגע אחרי שנפרדתם.
הצד השני ישכח לשלוח את המייל או לקבוע את הזימון כי הוא רגיל לעבוד כאן ועכשיו ואתם מקצוענים שיודעים שכאן ועכשיו זה לא תמיד השיטה הכי פרודוקטיבית לקדם דברים.
ברוב המקרים זה מה שקורה... וזה מביא להורדת עומס משימות משמעותי.
2. תישארו רק עם הדברים שבאמת חשובים והצד השני טיפה השקיע מחשבה בפעילות. יחזק לכם את הרצון לתת שירות טוב. צור/צרי קשר אם רוצה בוסט איכותי של פרודוקטיביות לך או לצוותים שלך!
